Email transazionali: come usarle per migliorare le conversioni e il rapporto con i clienti
Scopri come il corretto utilizzo delle email transazionali può aiutarti
a raggiungere i tuoi obiettivi di business online.
Con le email transazionali dimostri l’affidabilità e la precisione della tua azienda, rassicuri i clienti e migliori la customer experience.
Per intenderci, stiamo parlando di tutti quegli avvisi inviati a un cliente nel momento in cui compie una determinata operazione. Per esempio l’acquisto di un prodotto o la richiesta di iscrizione a una newsletter.
La mancanza di puntualità, chiarezza e utilità in questo tipo di comunicazioni, mette a dura prova la fiducia di chi le riceve. Il rischio che un messaggio ‘sbagliato’ rovini per sempre il rapporto con un cliente è davvero alto.
In questo articolo scoprirai come migliorare la tua strategia di comunicazione con consigli semplici ed esempi pratici, che ti aiuteranno a perfezionare le email transazionali per ottenere il massimo dai tuoi invii.
Cosa sono le email transazionali e perché sono così importanti.
Quando parliamo di email transazionali, intendiamo tutte quelle comunicazioni inviate a uno specifico utente nel momento in cui compie una determinata azione su un sito o una piattaforma web.
In altre parole, i messaggi automatici che si avviano dopo un’iscrizione a una newsletter, un acquisto su un ecommerce, una richiesta di modifica della password, etc…
Le email transazionali ti danno l’opportunità di creare una comunicazione one-to-one con il cliente. Ti permettono di rispondere in maniera precisa alle sue attività, per le quali si aspetta un riscontro.
Questo è il motivo per cui sono uno strumento essenziale, che dovrebbe essere sempre disponibile nella tua cassetta degli attrezzi.
Se hai un ecommerce o un business online, questo tipo di comunicazione è funzionale allo svolgimento della tua attività e necessaria al raggiungimento degli obiettivi.
Email transazionali: perché dovresti utilizzarle (e come farlo bene)
Le email transazionali ti permettono di avvicinarti ai tuoi clienti, rimuovendo quegli ostacoli che rendono difficili le interazioni.
Ricordi?
Nel paragrafo precedente le abbiamo descritte come messaggi automatici che vengono inviati a seguito di un’azione specifica.
Probabilmente, i tuoi clienti si aspettano di ricevere le informazioni di cui hanno bisogno nel momento appropriato. Se riesci ad aiutarli in questo, inizierai a gettare le basi sulle quali costruire un rapporto di fiducia.
È proprio per questo motivo che le email transazionali raggiungono risultati migliori, in termini di aperture e click, rispetto a quelle promozionali o alle newsletter.
Questo tipo di comunicazioni ti permette di:
- far percepire la tua azienda come seria e affidabile
- rassicurare l’utente informandolo che la sua azione ha avuto un esito positivo
- migliorare la customer experience e creare un rapporto di fiducia
- sfruttare gli alti tassi di apertura e di click per fare marketing
Prova ad immaginare: stai per acquistare un biglietto aereo per il Giappone, il costo è di 700€. Porti a termine la procedura, selezioni i posti a sedere e fai click sul pulsante Acquista… e poi? Nulla. Nessuna comunicazione da parte della compagnia aerea. Come ti sentiresti? Probabilmente penseresti: “Ecco, mi hanno truffato!”.
Dopo 24 ore di vero panico, ricevi la conferma d’acquisto da parte dell’azienda. Acquisteresti di nuovo dalla stessa compagnia? Molto probabilmente no.
Un percorso di email transazionali ragionato e ottimizzato può aiutarti a guadagnare la fiducia di un cliente. Rendendolo ben disposto alla ricezione e all’interazione con le tue comunicazioni di tipo promozionale.
Ecco perché è necessario che queste email vengano inviate da un indirizzo IP di posta elettronica sicuro. In questo modo, la probabilità di raggiungere puntualmente l’inbox del destinatario sarà più alta.
Messaggi come: “Il tuo ordine è stato preso in carico.”, “Il pagamento è andato a buon fine.” o “Il tuo pacco sta per arrivare.” sono graditi da tutti.
Ci rassicurano, dandoci la conferma che ciò che abbiamo fatto è andato a buon fine.
Quindi, se darai al cliente le conferme e le informazioni necessarie nel momento opportuno, con buona probabilità, tornerà di nuovo da te.
Le email transazionali possono migliorare la connessione con i tuoi clienti (e ti spieghiamo perché).
Dai un’occhiata alla posta in arrivo. Quanti messaggi di benvenuto, conferme d’ordine e reminder di scadenza del tuo account Netflix trovi facendo qualche scroll?
Le email transazionali hanno un posto in prima fila nella nostra vita quotidiana. Per questo motivo, la strategia che deciderai di implementare potrà rafforzare o distruggere il rapporto che hai duramente costruito con i clienti.
Come accennavamo prima, la puntualità, l’utilità e l’accuratezza di queste email dimostrano l’affidabilità della tua azienda. I consigli che troverai di seguito ti aiuteranno aperfezionare la tua strategia di comunicazione con le email transazionali, dandoti una reale opportunità per lasciare un impatto positivo su chi le riceve.
5 consigli + 1 per iniziare a sfruttare al meglio le email transazionali
1. Abilita le risposte al tuo indirizzo
Non rendere le email transazionali una modalità di comunicazione a senso unico, ma sfrutta i feedback degli utenti per migliorare la customer experience.
Un indirizzo ‘no-reply’ blocca qualsiasi risposta da parte dei clienti, togliendo loro l’opportunità di interagire con te. Utilizzando un indirizzo di posta che consente ai destinatari di rispondere, mostrerai interesse verso ciò che hanno da dire.
Offri un canale di comunicazione da utilizzare in caso di bisogno e assicurati che ci sia sempre qualcuno pronto a rispondere.
Termina ogni email con un invito a conversare con te in caso di necessità e aggiungi le informazioni di contatto (come numero di telefono e indirizzo fisico) anche nel footer.
2. Separa le email transazionali da quelle di marketing
Come già detto nei paragrafi precedenti, le email transazionali hanno tassi di consegna, di apertura e di click, più alti rispetto a quelle promozionali o alle newsletter.
Perché rischiare che dei buoni risultati cadano in picchiata? Forse non lo sai, ma i filtri antispam catturano molti (ma davvero molti) dei messaggi di marketing che vengono inviati.
Un qualsiasi problema, verificatosi durante una campagna di email marketing, può rovinare irrimediabilmente la reputazione del tuo dominio o del tuo indirizzo IP.
Separando le campagne promozionali da quelle transazionali puoi salvaguardare le informazioni importanti. Evitando che conferme di ordine o notifiche di avvenuta spedizione facciano chissà quale fine.
Per non compromettere i risultati delle le tue email transazionali faresti bene a:
- creare domini e sottodomini diversi
- utilizzare un indirizzo IP separato
- servirti di un server di posta elettronica differente rispetto a quello con cui invii newsletter e email promozionali
3. Costruisci una relazione solida con i tuoi clienti
Trasforma ogni comunicazione in un’occasione per costruire una relazione positiva con i tuoi clienti.
Sfrutta la puntualità come punto di partenza. Inviare rapidamente dopo che si è verificato un evento è fondamentale. L’urgenza è la caratteristica principale delle email transazionali e un ritardo, anche se breve, può rendere un cliente spaesato o ansioso.
Le variabili che portano un cliente a fidarsi o meno di te sono molte, e la puntualità, è di sicuro tra le più importanti.
Una volta ottenuta, la fiducia va curata.
Utilizza un tono familiare o amichevole (non robotico). Invia contenuti o prodotti per i quali il tuo cliente ha manifestato interesse, recensioni o video testimonianze che lo aiutino a prendere una decisione d’acquisto.
Infine, puoi anche chiedere ai tuoi clienti di lasciarti una recensione o un commento su un prodotto ricevuto, o invitarli a condividere un tuo contenuto.
4. Comunica chiaramente e sii coerente con il tono di voce del tuo brand
Un errore ricorrente tra chi invia email transazionali è quello di dare per scontato che il destinatario capisca ‘il perché’ di una determinata comunicazione.
Nella maggior parte dei casi parliamo di messaggi automatizzati e con uno scopo ben preciso. Difficilmente vedrai dei prodotti correlati in un’email di notifica per l’avvenuta spedizione, a meno che non te l’abbia spedita Amazon.
Le email transazionali sono inviate a persone reali e dovrai comunicare con loro in modo semplice e chiaro.
Fai attenzione al linguaggio che utilizzi e, in ogni email, assicurati di:
- evidenziare lo scopo della comunicazione nella riga dell’oggetto (per esempio: “Il tuo biglietto aereo”)
- rendere le tue anteprime accattivanti
- fornire tutte le indicazioni necessarie nel corpo del testo (è importante essere concisi e aggiungere link di approfondimento)
- inserire CTA e immagini cliccabili (non esagerare con le CTA, una o due al massimo)
Le tue email dovrebbero essere immediatamente riconoscibili.
In primo luogo, assicurati di utilizzare un indirizzo email mittente che sia chiaramente collegato alla tua azienda (per esempio: spedizioni@nomedellatuaazienda.it).
Poi, fai in modo che le comunicazioni rispecchino lo stile e il tono di voce del tuo brand.
Poni le email transazionali in linea con la personalità e le caratteristiche che contraddistinguono il marchio. Dai loro carattere sia a livello grafico che di copy, inserendo il logo e sfruttando i colori e i font del tuo brand.
5. Personalizza i messaggi
Perché utilizzare la matricola quando puoi chiamare gli abbonati per nome? Un’email personalizzata è un ottimo modo per far sentire il tuo cliente unico. Con piccoli accorgimenti puoi fare in modo che non si senta ‘parte del mucchio’, facendogli percepire un autentico interesse nei suoi confronti.
Quando un cliente acquista dal tuo ecommerce o, più semplicemente, si iscrive alla tua newsletter, lascia una serie di dati tra i quali, molto probabilmente, il suo nome e cognome.
Utilizza le informazioni che hai ottenuto per rendere l’email più personale e utile a chi la riceve:
- chiama il destinatario per nome
- scegli orari appropriati in base al fuso orario
- fornisci consigli sui prodotti in base alla cronologia degli acquisti
- inviagli un messaggio speciale per il suo compleanno
Con le email transazionali puoi profilare più approfonditamente il tuo pubblico. Cogli l’occasione e ottieni informazioni preziose chiedendo agli utenti di compilare un form studiato nel dettaglio o una survey.
6. Analizza le performance delle tue email transazionali
Controllare regolarmente le statistiche degli invii ti permette di capire se la tua strategia sta avendo successo o, in caso contrario, di correggere la rotta per migliorare i risultati.
Per evitare sorprese indesiderate, monitora costantemente le metriche più importanti. Rendila un’azione abituale e tieni sempre sotto controllo le prestazioni delle tue email.
Ecco una lista dei principali indicatori di performance:
- tasso di consegna
- tasso di apertura
- click rate
- tasso di bounce
- numero di disiscrizioni
- segnalazioni come spam
Per esempio, cosa fare in caso di tasso di bounce troppo alto?
Per prima cosa puoi ripulire la tua lista contatti, eliminando quelli errati, disattivati o finiti in una blacklist per altri motivi. Puoi anche intensificare i controlli in fase di raccolta, creando un form ottimizzato e utilizzando un double-opt-in (ovvero un sistema di verifica degli indirizzi email a doppia validazione). Inoltre, se non l’hai ancora fatto, puoi verificare il tuo dominio mittente.
Apporta miglioramenti costanti e assicurati di offrire ai tuoi abbonati la migliore esperienza possibile.
Inizia ora a inviare le tue email transazionali in sicurezza, fidelizza i tuoi clienti e migliora la tua reputazione online.
Luca Marras
Scritto da Luca Marras: co-fondatore di TurboSMTP, esperto di email marketing e email deliverability.
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